経費の判断｜8費目の全体像と、申請前に外しておくもの

「これは補助金で買えますか」は、窓口で最も多いご質問です。判断の軸は3つしかありません。①交付決定より前に買っていないか ②仕入れではないか ③汎用品ではないか、の3つです。この3つを通れば、あとは費目に当てはめるだけとなります。

まず押さえる3つの原則

申請 → 審査 → 採択 → 交付申請 → 交付決定の順に進みます。発注できるのは、交付決定通知書に書かれた交付決定日以降です。採択通知が届いた段階では、まだ買うことができません。

申請から交付決定までは、現在4か月から半年かかっています。準備期間を含めると、購入できるようになるまで半年以上を要します。私は、すぐに必要な物は補助金を待たずに買う方がよいと考えています。

※ 展示会等出展費のみ、例外的に交付決定前の契約が認められる場合があります。

補助金で買ったものを販売すると収益納付が発生します。新商品開発費で認められるのは、あくまで試作品です。テストマーケティングは可能ですが、受払簿等の管理が煩雑になるため、お勧めしていません。

目的外に使えてしまうもの、具体的には自動車・パソコン・タブレット・スマートフォン・電話機等です。「業務にも使う」では通りません。

機械装置等費／広報費／ウェブサイト関連費／展示会等出展費／旅費／新商品開発費／借料／委託・外注費の8つです。

費目	対象になりやすい	対象外のもの
① 機械装置等費	業務専用の機器・設備（家具も可）	PC・タブレット・スマホ、家庭用家電、汎用車両、販売用・賃借用、導入済みソフトの更新料
② 広報費	チラシ・看板・折込・試供品・ネット広告・デジタルサイネージ	未配布分、求人広告、ロゴのみの販促品、会社案内、FC本部の広告物
③ ウェブサイト関連費	販売用サイト・EC・撮影・アプリ・業務用ソフト	宣伝用でないサイト、成果物のないコンサル
④ 展示会等出展費	展示会への出展経費	販路開拓につながらないもの
⑤ 旅費	販路開拓に必要な旅費（海外も可）	視察・セミナー参加等の旅費、タクシー・グリーン車
⑥ 新商品開発費	試作・配布用パッケージ試作	販売する商品の原材料、未使用分、既存パッケージの印刷
⑦ 借料	補助事業に必要な機器等の一時的な賃借料	事務所・店舗の家賃
⑧ 委託・外注費	店舗改装・設備工事・移動販売車の改造（成果物が残る）	単なる移設、住宅部分、不動産取得、有償貸与スペースの改装

「この設備は買えますか」を、機器ごとに次の11本にまとめています。実際に導入した流れは → 業種別の活用事例

経費明細表を作るときは、次の順で絞ることをお勧めしています。

🔴 「補助金が入るからやる」ではなく「売上が上がるからやる」

ここが一丁目一番地です。取引先や知人から「補助金を使えば負担なくできますよ」と言われて始めるケースは、特に注意が必要です。業績が向上しなかった支出を、これまで何度も見てきました。補助金が出ても、残りの3分の1は自社の持ち出しとなります。

自社で更新も運用もできないウェブサイト・広告・動画は、いったん立ち止まって再検討する必要があります。外注のSNS広告は、補助事業として成立しにくい部類であると考えています。

1点買うごとに見積書・発注書・納品書・請求書・振込明細・写真の6点が必要となります。少額の品を並べるほど、事務負担だけが増えます。おおむね5万円を超えるものに絞るのが実務的です。採択された計画でも、機器を2〜3点に絞っているケースが多くなっています。

工事費・改修費は、必ず見積を取って金額を確定させてから申請します。交付決定額が補助金の上限になるため、2024年以降の物価上昇を踏まえ、公募申請時の見積はやや大きめに組んでおく必要があります。

普段は現金で取引している先でも、補助事業では銀行振込が必須となります。書類（見積書・納品書・請求書）を出してもらえるかも、事前に確認する必要があります。ここでつまずく例が本当に多くなっています。

対象外経費が1つでも入っていると、基礎審査の段階で失格となる可能性があります。私は、迷う支出は入れない方が安全であると考えています。

ご注意（免責事項）

経費の可否は、最終的に補助金事務局の判断によります。本ページは筆者の実務経験にもとづく整理であり、公式見解とは異なる場合があります。申請にあたっては必ず最新の公募要領・よくあるご質問をご確認ください。個別のご相談は、お近くの商工会・商工会議所の窓口をご利用ください。